Produit · File de rappels
Impossible à confirmer ? Quelqu’un s’en charge.
La file de rappels est l’endroit où chaque demande que Notaray ne peut pas confirmer aboutira, avec un responsable désigné, une échéance et la demande d’origine. Votre équipe fait le suivi en contexte au lieu de fouiller dans la boîte vocale en devinant ce qui s’est passé.
Espace d’exempleSuivis
2 ouverts- Visite de service, mar. 14 h 30Créneau pris avant l’écritureDû aujourd’hui à 16 h
- Estimation, semaine prochaineA demandé à parler à une personneDû demain à 10 h
Visite de service, mar. 14 h 30
Personne requise- Pourquoi une personne
- Créneau pris avant l’écriture
- Responsable
- Accueil
- Échéance
- Dû aujourd’hui à 16 h
Ce que l’appelant a demandé
« Est-ce possible mardi à 14 h 30 pour une visite de service ? La serrure de la porte arrière est coincée. »
Prochaine étape suggérée
Rappeler et proposer mardi 15 h 30 ou mercredi 9 h
Marquer comme rappeléActivité
- 8 h 29 · Demande comprise
- 8 h 30 · Créneau pris avant l’écriture, rien n’est réservé
- 8 h 30 · Confié à l’accueil, dû à 16 h
Les règles derrière la file
Notaray est conçu pour qu’une réservation impossible à confirmer devienne un rappel avec un responsable et une échéance.
Notaray est conçu pour qu’un résultat incertain soit confié à une personne désignée, avec une échéance.
Ce que chaque élément contient
- Un responsable désigné, pas une boîte de réception partagée
- Une échéance pour le suivi
- La demande d’origine, dans les mots de l’appelant
- Ce qui a été tenté et où le résultat n’était pas clair
- L’historique de ce que les gens ont fait ensuite
Où la file s’insère
Le quatrième panneau est l’élément de la file. Il apparaît lorsque le calendrier ne confirme pas la réservation.
Ce que l’appelant a entendu
« J’ai demandé mardi à 14 h 30. Je confirmerai dès que le calendrier l’affichera. »
Demandé
Ce que le calendrier affiche
Mardi
- 13 h
- 14 h 30Visite de service
- 16 h
Vérifié dans le calendrier
Le reçu
- Demandé
- Visite de service, mardi 14 h 30
- Calendrier consulté
- Le créneau était libre
- Écrit
- Identifiant d’événement renvoyé par le calendrier
- Relu
- Correspond à la demande
Confirmé
Responsable, si en attente
Affiché lorsque le calendrier ne confirme pas la réservation.
- Responsable
- Réception
- Échéance
- Aujourd’hui, 16 h
- Demande d’origine
- Visite de service, mardi 14 h 30
Suivi requis
Pas une autre pile de messages vocaux
Chaque élément est là pour être terminé par une personne, selon une échéance visible par tous.
Le fait qu’une personne termine un élément ne le transforme pas en réservation confirmée. La confirmation dépend toujours du calendrier.
Qui rappelle, aujourd’hui ?
Les partenaires de conception nous disent qui reprend une demande tombée entre deux chaises et ce dont cette personne a besoin sous les yeux.